Erkennt das Studio am AnschlussBucht in zwei SchrittenStellt sich als KI vor
Ausgangslage
Während der Massage klingelt das Telefon.
In einem Massagestudio hat niemand die Hände frei, wenn das Telefon klingelt. Anrufe während einer Behandlung und außerhalb der Öffnungszeiten gehen verloren, Rückrufwünsche landen auf Zetteln.
Der Telefonagent nimmt diese Anrufe an. Er kennt das Angebot des Studios, fragt nach Wunschzeit und Kontaktdaten und bucht im selben System, über das auch online gebucht wird.
Was er nicht erledigen kann, schreibt er als Nachricht in den Team-Chat.
Ablauf
Vom Anruf zum Termin.
Spracherkennung, Sprachmodell und Sprachausgabe laufen als getrennte Stufen über LiveKit. Gebucht wird über die Buchungs-API des Studios.
Anruf kommt reinÜber den SIP-Anschluss. Der Agent erkennt das Studio an der angerufenen Nummer.
Gespräch und TerminsucheFreie Zeiten nur aus dem Buchungssystem, Vorschlag von der API geprüft.
Termin gebuchtMit SMS an den Anrufer. Oder als Nachricht ans Team, wenn er nicht buchen kann.
01Annehmen
Der Anruf kommt über den SIP-Anschluss des Studios. An der angerufenen Nummer erkennt der Agent, für welchen Betrieb er spricht.
02Vorbereiten
Für jeden Anruf entsteht der Prompt neu: aktuelle Uhrzeit, Nummer des Anrufers und das Leistungsangebot live aus der Buchungs-API.
03Suchen
Der Agent fragt nach Leistung, Dauer und Wunschzeit und bietet nur freie Zeiten an, die das Buchungssystem liefert.
04Vorschlagen
Mit Name und Mobilnummer legt er einen Buchungsvorschlag an, den die API prüft, und liest ihn einmal vor.
05Buchen
Nach einem klaren Ja wird gebucht. Die SMS mit Link zum Absagen oder Umbuchen verschickt das Buchungssystem.
LiveKit Agents
LiveKit Cloud
Deepgram Flux
OpenAI GPT-4.1
Cartesia Sonic
Python
SIP
Grundsätze
Das Modell spricht. Der Code rechnet.
Rechnen statt raten.
Wochentage, Uhrzeiten, Standarddauern und die gesprochene Rufnummer bestimmt der Code. Das Modell bekommt fertige Werte.
Die API entscheidet.
Ob ein Termin frei und eine Buchung gültig ist, prüft das Buchungssystem, nicht das Sprachmodell.
Ehrlich am Telefon.
Der Agent stellt sich als KI-Assistent vor. Wenn er etwas nicht weiß, bietet er an, eine Nachricht ans Studio zu schicken.
Unter der Haube
Der ganze Weg eines Anrufs.
Für alle, die es genau wissen wollen: jede Station, jede Prüfung und wohin ein Anruf abzweigt, wenn etwas nicht passt. Gebucht wird nur, was die Buchungs-API bestätigt hat.
Annehmen
Anruf über SIP
Der Anruf kommt über den SIP-Anschluss des Studios beim Agenten an.
Welcher Betrieb?
Die angerufene Nummer bestimmt Buchungszugang und Team-Chat.
unbekannte Nummer → Anruf abgewiesen
Angebot geladen?
Leistungen, Dauern und Therapeutinnen kommen live aus der Buchungs-API in den Prompt, dazu Datum, Uhrzeit und Nummer des Anrufers.
nicht geladen → Agent fragt es im Gespräch ab
Anrufer mit Mobilnummer?
Die Buchungs-API prüft, ob die Nummer SMS-tauglich ist.
Festnetz oder unterdrückt → Mobilnummer später erfragen
Begrüßung
Der Agent stellt sich als KI-Assistent des Studios vor.
Termin finden
Anliegen klären
Leistung, Dauer, Tag und Uhrzeit. Wochentage und Abendzeiten rechnet der Code um.
Kann der Agent das erledigen?
Gutscheine, Absagen, Umbuchungen und offene Fragen erledigt er nicht selbst.
nein → Nachricht ans Team
Wunschzeit frei?
Gesucht wird im Buchungssystem. Angeboten werden nur Zeiten, die es liefert.
nichts frei → anderer Tag oder AlternativeDauer nicht im Angebot → angebotene Dauern nennen
Buchen
Kontaktdaten
Name und Mobilnummer erst, wenn eine Uhrzeit feststeht.
Mobilnummer gültig?
Eine neu genannte Nummer prüft die API und der Agent liest sie Ziffer für Ziffer zurück.
Festnetz oder unklar → neu erfragen
Hinweise bestätigen
Die Pflichthinweise des Studios lässt der Agent ausdrücklich bestätigen.
Vorschlag gültig?
Die API prüft den Buchungsvorschlag, der Agent liest ihn einmal vor.
Zeit vergeben → nächstgelegene freie Zeitenabgelaufen → neuer Vorschlag
Klares Ja?
Unverständliche oder mehrdeutige Antworten zählen nicht als Zustimmung.
unklar → nachfragen
Termin gebucht
Das Buchungssystem schickt die SMS mit Link zum Absagen oder Umbuchen.
Nachricht ans Team
Name, Rückrufnummer und Anliegen landen im Team-Chat.