<cb/> Christoph Bauer
← Alle Projekte

Projekt / Belegfluss

Belege rein.
Regeln prüfen.
Gebucht.

Eine Buchhaltung, die sich weitgehend selbst erledigt.

belegfluss.json
{
  "quellen": ["Gmail", "Drive-Scan", "Anbieter-APIs", "Qonto"],
  "ziel": "BuchhaltungsButler",
  "regeln": "Google Sheet",
  "ki": "liest mit, bucht nie"
}
Läuft im BetriebRegeln im SheetOhne eigenen Server

Ablauf

Vom Beleg
zur Buchung.

Ein Apps Script im Google Workspace sammelt Belege, gleicht Bankumsätze ab und bucht nach Regeln, die im Sheet gepflegt werden. Einmal im Monat bleibt nur, was nicht automatisch ging.

  1. Beleg kommt reinPer Mail, als Scan oder per API direkt vom Anbieter.
  2. Regeln und PrüfungRegel aus dem Sheet, Steuer im PDF, KI als zweite Meinung.
  3. Gebucht in BBOder als Rückfrage im Sheet, wenn etwas nicht passt.
  1. 01Abholen

    Rechnungen aus Gmail, Scans aus Drive, Rechnungen per API von mehreren Anbietern, Bankumsätze aus Qonto.

  2. 02Ablegen

    Jeder Beleg liegt in Drive und in BuchhaltungsButler, fest miteinander verknüpft.

  3. 03Prüfen

    Regel aus dem Sheet, Steuerausweis im PDF, Gemini liest als zweite Meinung mit.

  4. 04Buchen

    Gebucht wird nach Regel. Was nicht passt, wird zur Rückfrage statt zur Buchung.

  • Apps Script
  • Google Sheets
  • Gmail
  • Drive
  • Qonto API
  • BuchhaltungsButler API
  • Gemini API
  • Secret Manager

Grundsätze

Streng beim Buchen.
Locker beim Lesen.

Kein Beleg, keine Buchung.

Aufwand und Vorsteuer werden nur mit zugeordnetem Beleg gebucht.

KI schlägt vor, Regeln entscheiden.

Gemini liest Rechnungen, setzt aber weder Konto noch Steuerschlüssel.

Nichts verschwindet still.

Abweichungen landen als Rückfrage im Sheet und in einer Sammelmail.

Unter der Haube

Der ganze Weg
eines Belegs.

Für alle, die es genau wissen wollen: jede Station, jede Prüfung und wohin ein Beleg abzweigt, wenn etwas nicht stimmt. Gebucht wird nur, wenn alle Prüfungen durch sind.

Einsammeln

  1. GmailLabel „Belege“
    Drive-ScanHandy oder Scanner
    Anbieter-APIsRechnungen mehrerer Anbieter
  2. Drive: Belege/Eingang

    Eine Tür für alle Belege, egal woher sie kommen.

  3. Ab in BuchhaltungsButler

    Dubletten raus, Beleg hochladen, fest mit der Drive-Datei verknüpfen.

  4. Bankumsätze aus Qonto

    Umsätze ins Bankkonto in BB, mit Saldo-Abgleich.

Prüfen und buchen

  1. Passende Regel im Sheet?

    Absender, Konto und Steuerfall sind im Sheet hinterlegt.

    keine Regel → Rückfrage
  2. Beleg zugeordnet?

    Kein Beleg, keine Buchung.

    fehlt → Rückfrage
  3. Steuerausweis im PDF passt?

    Der Text der Rechnung wird gegen den Steuerfall der Regel geprüft.

    weicht ab → Rückfrage
  4. Gemini liest mit

    Zweite Meinung zu den Rechnungsfakten, ohne Entscheidungsgewalt.

    weicht ab → Rückfrageauffällig → Hinweis
  5. Gebucht in BB

    Konto und Steuerschlüssel kommen nur aus der Regel.

    Rückfrage

    Buchung bleibt zurück, eine Sammelmail geht raus. Regel anpassen oder als Fehlalarm freigeben, der nächste Lauf bucht.

Abschluss

  1. Quartal festschreiben

    Nach dem Festschreiben in BB wandern die PDFs ins Drive-Archiv.